مدیریت زمان چیست و چگونه زمان خود را مدیریت کنیم؟

مدیریت زمان به انگلیسی

مدیریت زمان یا Time Management یکی از اصول مهم موفقیت محسوب میشود. همه‌ی ما در طی روز 24 ساعت فرصت یکسانی داریم. اما چه عاملی باعث میشود تا برخی افراد زمان کافی برای انجام فعالیت‌هایشان نداشته باشند. این در صورتی است که برخی دیگر میتوانند از ساعت‌های روزانه‌شان به خوبی استفاده کنند. پاسخ این سوال در مدیریت زمان و برنامه ریزی است.

مدیریت زمان و برنامه ریزی

مدیریت زمان به فرآیند سازماندهی و برنامه‌ریزی کارهای مختلف، و نحوه تقسیم‌بندی آنها گفته میشود. در نهایت میتوان نتیجه گرفت با این روش، تمامی کارها به درستی و به صورت منظم انجام میشود. بر اساس اصول زمانبندی حتی در کوتاه‌ترین زمان نیز میشود با داشتن برنامه‌ای مناسب، بهترین کار را انجام داد.

به زبان ساده مدیریت وقت به هماهنگی وظایف و فعالیت‌ها برای به حداکثر رساندن نتیجه تلاش‌های فرد گفته میشود. به طور کلی وظیفه اصلی برنامه ریزی آن است که فرد بتواند بیشترین بازدهی را در کوتاه‌ترین مدت داشته باشد. مدیریت زمان برای توسعه فردی شما نیز بسیار مفید و تاثیر گذار است.

مزایای مدیریت و برنامه ریزی زمان:

مدیریت وقت و تنظیم برنامه‌ها میتواند فواید بسیاری داشته باشد. به طور مثال در یک شرکت و مجموعه کاری، مدیریت زمان هم برای کسب و کار و هم برای کارکنان به یک اندازه مفید و موثر است. در نتیجه میتوان انتظار داشت که کارکنان با استفاده بهینه از زمان کاری خلاق‌تر، شادتر و کمتر مستعد فرسودگی باشند. این مسئله برای خود شرکت نیز به معنای بهره‌وری بیشتر، افزایش نرخ گردش مالی و نوآوری است.

برخی دیگر از مزایای برنامه ریزی از جمله موارد زیر است:

• استرس کمتر و کاهش فشار روانی
• بهره‌وری و کارایی بیشتر
• افزایش فرصت رشد و پیشرفت
• شانس بیشتر برای دستیابی به موقعیت‌های شغلی و زندگی
• بهبود اعتماد به نفس و ایجاد احساس شادی و سرزندگی

مدیریت زمان و برنامه ریزی pdf

یکی از عامل‌هایی که می‌تواند مشوق شما برای نظم دادن به زمانتان باشد، خواندن و مطالعه کتاب‌هایی است که در این زمینه نوشته شده‌اند. گاها مطالعه آثار شاخص میتواند مسیر را به درستی به افراد نمایش دهد.

امروزه روش‌های مختلفی برای مطالعه راهنماهای برنامه ریزی وجود دارد. گوش دادن به پادکست‌ها، دیدن ویدیوهای انگیزشی مرتبط، استفاده از اپلیکیشن‌های زمان‌بندی و مطالعه کتاب‌ها به صورت pdf و چاپی میتواند شما را در این امر یاری کند. بدین صورت میتوانید با یادگیری اصول این کار و ترفندهای آن، خودتان به خوبی برنامه‌هایتان را چیدمان کنید.

کتاب مدیریت زمان

برنامه ریزی و مدیریت وقت میتواند یک مهارت مهم در زندگی باشد. بر اساس یک نقل قول رایج “مدیریت زمان، مدیریت زندگی است.” درحال حاضر کتاب‌های بسیاری از مشهورترین نویسندگان جهان در این‌باره عرضه شده است که شما با استفاده از آنها میتوانید برنامه روزانه خود را از حالت آشفته دربیاورید و نظم و ترتیب خوبی به آن بدهید.

اگر شما هم برای برنامه‌های روزانه‌تان نگران هستید و قصد ایجاد تغییراتی در آن را دارید میتوانید با استفاده از منابع معتبر به کارهای روزمره خود نظم بدهید. فرقی نمی‌کند که چند سال دارید یا مشغول به چه کاری هستید؛ در هر زمانی میتوانید با مدیریت زمان به سمت پیشرفت گام بردارید. این مسئله میتواند حتی در جریانات ساده و روزمره زندگی نیز تاثیرگذار باشد. در ادامه به بررسی چند کتاب شاخص و معروف در این زمینه خواهیم پرداخت.

• ۵۲ راهکار کاربردی برای افزایش بهره‌وری در زندگی شخصی و کار اثر دیوید آلن
• چک لیست اثر آتول گاواندی
• مدیریت زمان اثر مارک منچینی
• برنامه‎ ریزی به روش بولت ژورنال اثر رایدر کارول
• آهنگ زمان اثر کارلو روولی
• کار عمیق اثر کال نیوپورت

مدیریت زمان برایان تریسی

کتاب مدیریت زمان اثر برایان تریسی (Brian Tracy) از کتاب‌های شناخته شده میباشد. این نویسنده به شما 2 اصل و روش موثر برای مدیریت وقت را می‌آموزد. تا بدین وسیله همه افراد بتوانند با شناخت بهترین روش برای خودشان آن را در زندگی شخصی استفاده کرده و بوسیله تکنیک‌ها، خودشان مدیریت برنامه‌هایشان را به عهده بگیرند.

در کتاب Time Management به مسائل مختلف و پرکاربردی از جمله نحوه تقویت احساسات مشوق، پرداختن به فعالیت‌های روزانه و سلامت شخصی پرداخته میشود که به فرد برای پیگیری مسائل روزانه کمک میکند.

بر اساس بخشی از این کتاب، برایان تریسی اینگونه میگوید:”هرچه قدر کمتر برای برنامه ریزی و مدیریت زمان وقت بگذاریم، کنترل کمتری هم بر روی زمان داریم. این روش زندگی پر از ناکارآمدی و نرسیدن به اهداف است.”

تکنیک های مدیریت زمان

با توجه به درنظر گرفتن مزایای برنامه ریزی برای زمان لازم تا با برخی از تکنیک‌های اصلی این کار آشنا شوید تا بدین وسیله به مرور بتوانید مدیریت روزمره خود را داشته باشید.

1. هدف‌های درستی درنظر بگیرید

هدف یکی از مهم‌ترین عوامل جنبش افراد است. اگر هدف خوب و قابل دستیابی را درنظر بگیرید برای رسیدن به آن انگیزه بیشتری خواهید داشت. هدفی که برای خودتان قرار میدهید باید دارای چند ویژگی باشد. خاص بودن، قابلیت اندازه‌گیری، امکان دستیابی و موقعیت زمانی مناسب از جمله این ویژگی‌ها هستند.

2. اولویت بندی کنید

از گام‌های اولیه قدم برداشتن به سوی مدیریت وقت و برنامه ریزی، اولویت‌بندی کارها است. به این صورت میتوانید با نوشتن لیست تمامی کارهای موجود و مشخص کردن فوریت و اهمیت آنها به یک جمع بندی کلی در این رابطه برسید. تعیین کارها باید بر اساس مولفه‌های زیر و در چندین دسته باشد:

• فعالیت‌های مهم و فوری: این موارد از کارهایی است که باید هرچه سریع‌تر به آن بپردازید. پس لازم است که آنها را در ابتدایی‌ترین نقطه لیستتان قرار دهید.
• کارهای مهم و غیر فوری: این فعالیت‌ها از اهمیت بالایی برخوردارند اما زمان به انجام رساندن آنها به شدت محدود به یک زمان کوتاه نیست. این کارها را باید به عنوان وظایف خود به خاطر داشته باشید.
• کارهای غیر مهم و غیر فوری: فعالیت‌هایی که در این لیست قرار می‌گیرند باید انجام شوند اما فوریت زیادی ندارند. بنابراین شاید شما زمان کافی برای انجام آنها را داشته باشید اما به هر حال نباید از قلم بیوفتند.

3. محدودیت زمانی تعیین کنید

برخی از کارها باید در یک زمان معین شوند. پس شما با تعیین یک بازه زمانی برای به انجام رساندن فعالیت‌ها، میتوانید خودتان را تشویق به انجام رساندن آنها در زمان تعیین شده کنید. به این صورت میتوانید کارایی خودتان را نیز افزایش دهید و برای هر ساعت از روز، برنامه و فعالیت خاصی را اختصاص دهید.

به طور مثال برای انجام پروژه‌ها، تکالیف و کارهایتان یک ساعتی از روز را تعیین کنید و خودتان را ملزم به انجام آن تا وقت مشخص شده کنید.

4. بین کارهایتان استراحت کنید

دادن استراحت مابین کارها میتواند برای ادامه آنها به شما انگیزه بدهد. اگر به صورت مداوم، مستمر و بدون استراحت کار کنید، تمرکز خودتان را از دست میدهید. بنابراین بر اساس نظر کارشناسان درنظر گرفتن زمان استراحت به جسم و روح شما فرصت بازیابی میدهد. تعیین فعالیت‌هایی مثل چرت زدن، پیاده‌روی، غذا خوردن، مدیتیشن و یا انجام یک فعالیت سرگرم کننده مابین کارها میتواند برای ادامه آنها انگیزه بخش باشد.

5. برنامه‌هایتان را سازماندهی کنید

از یک تقویم برای نمایش دادن فعالیت‌هایتان استفاده کنید. به این صورت میتوانید برنامه‌های بلند مدتتان را نیز مدیریت کنید و ضرب الاجل‌های مشخصی تعیین کنید. با استفاده یک تقویم قادر خواهید بود کارهایتان را بهتر مدیریت کنید و روزهای مناسب را در برنامه خود مشخص نمایید.

6. وظایف و فعالیت‌های غیر ضروری را حذف نمایید

یکی از کارهایی که باید انجام دهید ارزش گذاری برای وقتتان است. شما باید زمانتان را بسیار با ارزش و مهم بدانید. بنابراین با حذف کارهای غیر ضروری، زمان بیشتری برای فعالیت‌های مهم صرف می‌کنید.

7. از قبل برنامه ریزی کنید

برای آنکه بهترین بازدهی را داشته باشید برنامه‌های روزانه را از شب قبل هماهنگ کنید. برخی از برنامه ریزی‌ها لازم است که از اول ماه تعیین شوند اما مسائل مربوط به هر روز را میتوانید قبل از شروع آن نیز در ذهنتان مرور کنید و بر اساس موارد گفته شده روی کاغذ یادداشت کنید.

پومودورو مدیریت زمان

پومودورو یکی از تکنیک‌های مهم و شناخته شده در زمینه مدیریت زمان میباشد. این روش در عین سادگی بسیار کاربردی و جالب است. ابداع کننده آن فرانچسکو سیریلیو این راهکار را به نوعی انقلاب در این سیستم تشبیه میکند و اعتقاد دارد استفاده از روش پومودورو میتواند سبک زندگی را تغییر دهد. اصول اولیه این تکنیک شامل 4 مورد اساسی زیر میباشد:

• کار کردن همراه با زمان نه برخلاف آن: در این اصل بر شناخت درست ابعاد زمان و نحوه سازگاری با آن تمرکز میشود.
• از بین بردن افسردگی ناشی از فعالیت: همانطور که اشاره کردیم این مورد نیز بر کنترل فشار و خستگی حاصل از کار تمرکز دارد. زیرا با وجود این عوامل تمرکز کردن برای پیشبرد کارها ناممکن و سخت است.
• ایجاد تعادل بین زندگی و کار: یکی از مسائل بسیار مهم و گاها مخرب عدم توانایی ایجاد توازن بین کار و زندگی شخصی است. در این صورت فرد بیش از حد درگیر یکی از این جوانب خواهد بود و به آرامش نخواهد رسید. بر اساس اصول پومودورو فرد باید با برنامه ریزی به آسودگی و احساس مطلوب برسد و بتواند در عین انجام وظایف مشخص شده، از روز خود نیز لذت ببرد.
• کنترل حواس پرتی‌ها: عوامل مختلفی میتوانند شما را از رسیدن به برنامه‌هایتان باز بدارند. شبکه‌های اجتماعی، فضای مجازی، برنامه‌های تلویزیونی و بازی‌ها از مواردی هستند که میتوانند بسیار اعتیادزا باشند. گاها تلفن همراه و فضای مجازی میتواند باعث حواس پرتی و به تعویق افتادن کارها شود. در این زمان لازم است تا با هوشیاری ذهنتان را معطوف به برنامه‌هایتان کنید.

در کل اصول و تکنیک‌های پرومودو میتوانند بسیار گسترده باشند. بنابراین پیشنهاد ما به شما این است که برای درک بهتر و کامل‌تر این مسئله حتما به صورت جامع درباره آن مطالعه کنید.

مدیریت زمان استفاده از گوشی

مسئله مدیریت زمان در هنگام استفاده از تلفن همراه اهمیت بسیار زیادی دارد. این نکته برای هر سنی قابل توصیه استزیرا امروزه اعتیاد به تلفن همراه برای یک گروه سنی خاص نیست. گاها ممکن است تلفنتان را برای کار کوتاهی در دست بگیرید و پس از گذشت مدتی ناگهان متوجه از دست دادن زمان زیادی شوید.

بنابراین کنترل زمان استفاده از برنامه‌ها و گوشی یکی از با ارزش‌ترین کارهایی است که میتوانید در جهت رسیدن به برنامه و اهدافتان انجام دهید. در ادامه به چندین مورد از مهم‌ترین نکات مدیریت زمان در هنگام استفاده از گوشی اشاره خواهیم کرد:

• برنامه روزانه‌ای که تهیه کرده‌اید را در دسترس و مقابل خود قرار دهید.
• از اپلیکیشن‌های مخصوص مدیریت زمان همانند off time, time used و moment استفاده کنید.
• برای بررسی شبکه‌ های اجتماعی و پاسخ دادن به پیام‌هایتان ساعت معینی تنظیم کنید.
• به جای پیام دادن و چت کردن تماس بگیرید.
• از یک تلفن همراه ساده و معمولی برای کارهای ضروری استفاده کنید.
• روزانه 5 دقیقه کمتر بازی کنید یا در شبکه‌های اجتماعی بگردید.
• اینترنت ساعتی خریداری کنید.

در این محتوا به اصول مهم برنامه ریزی و مدیریت زمان پرداختیم. قطعا شما هم تجربه موفق و یا شکست خورده‌ای به هنگام برنامه‌ریزی داشته اید. توصیه می‌کنیم تجارب خود را با ما در بخش دیدگاه‌ها به اشتراک بگذارید، تا دیگر کاربران نیز بتوانند از این تجارب استفاده کنند.